In de hedendaagse dynamische wereld wordt het steeds belangrijker om toezicht te houden op de bezoekers van uw pand. Met een veilig toegangssysteem weet het bedrijf altijd wie er binnen zijn. Dit is belangrijke informatie als het gaat om de bescherming van uw producten en medewerkers. Tegenwoordig zijn er veel verschillende mogelijkheden om de toegangscontrole voor uw bedrijf te installeren of verbeteren. In dit artikel bespreken we de biometrische variant en bekijken we een aantal scenario’s waarbij toegangscontrole en bezoekersregistratie een meerwaarde biedt.

Biometrische toegangscontrole

Biometrie is het gebruik van lichaamskenmerken of gedragseigenschappen om de identiteit van een individu te kunnen bevestigen, denk hierbij aan vingerafdrukken of gelaatstrekken. Door deze kenmerken in elektronische vorm op te slaan, kan er bij een bezoek op een later tijdstip een vergelijking worden gemaakt. Het is hierdoor vrijwel onmogelijk om toegang te krijgen tot een bedrijf met een verkeerde identiteit. Een pasje kan altijd gestolen of gevonden worden, maar biometrische controles zijn nagenoeg onmogelijk om te misleiden. Overigens is deze manier van identificeren iets wat mensen dagelijks doen. Iemand herkennen aan zijn uiterlijk of de manier waarop hij/zij beweegt zijn ook vormen van biometrie.

Onaangename verrassingen

Vooral als uw bedrijf zich bevindt op een drukke locatie is er altijd sprake van veel publiek. Zonder toegangscontrole en bezoekersregistratie wordt het erg lastig om al die mensen goed te kunnen monitoren. Een verdwaald kind of een dronken persoon zouden zomaar naar binnen kunnen glippen. Receptionisten zijn vaak druk bezig met telefoongesprekken en binnenlopende bezoekers, dus die kunnen ook niet altijd een oogje in het zeil houden. Het is voor de verschillende bedrijven en medewerkers in een pand erg vervelend om dit soort situaties op te moeten lossen.

Bij een brand of andere ernstige calamiteit is het voor de hulpdiensten erg belangrijk en behulpzaam om te weten wie er zich in het pand bevinden op dat moment. Met een bezoekersregistratie is deze informatie altijd voorhanden en dit speelt een cruciale rol bij gevaarlijke omstandigheden.

Het moge duidelijk zijn dat elke ondernemer graag betrouwbaar personeel wilt hebben. Door middel van een zogeheten ‘pre employment screening’ kun je dit laten testen. Bij veel functies is integriteit een erg belangrijke karaktereigenschap om te hebben. Een eigenaar van een winkel heeft bijvoorbeeld werknemers die constant in de buurt van cash geld zijn. Het spreekt voor zich dat het in dit scenario niet handig is om een winkelmedewerker aan te nemen met een frauduleus verleden. Steeds meer organisaties laten een een screening van personeel uitvoeren om meer zekerheid te krijgen over het team. In dit artikel bekijken we de werkzaamheden die de werkgever zelf moet verrichten m.b.t het screenen van personeel.

Voorbereiding

Je kunt als werkgever niet zomaar even een knop indrukken en opeens gaan starten met het screenen van personeel. Hier is voorbereidend werk voor nodig aangezien de (potentiële) werknemer natuurlijk ook goed geïnformeerd wilt zijn. Hierdoor is het een goed idee om eerst de risico’s van een functie op een rij te zetten. Een systeembeheerder heeft veel meer toegang tot belangrijke data in vergelijking met een administratief of marketingmedewerker. Op basis hiervan kunnen sommige functies uitgebreidere screenings nodig hebben. Zorg als werkgever ervoor dat de potentiële gevaren goed in beeld zijn.

Verder leidt transparantie tot wederzijds begrip bij beide partijen. Dit kan gedaan worden door bijvoorbeeld in de vacaturetekst al aan te geven welke instrumenten er gebruikt gaan worden bij de screening. Op dit moment kan er ook om toestemming worden gevraagd bij de potentiële werknemer. Dit beleid heeft ook een preventieve werking omdat ongewenste kandidaten toch eerder afgeschrikt zullen zijn.

Overige aandachtspunten

Bij een pre employment screening moet er rekening worden gehouden met de wettelijke privacyregels. De werkgever moet een legitieme reden hebben en de screening moet als noodzakelijk worden geacht. Verder is het handig om ook aan flexibel personeel te denken bij een screening. De aandacht zal over het algemeen vooral gevestigd zijn op de risicovollere functies, maar uitzendkrachten of tijdelijke werknemers mogen niet over het hoofd worden gezien.